NON SOLO APP
Nel precedente post sul “Time Tracking” abbiamo parlato del perché, quando e come tracciare il tempo.
Oggi mi vorrei concentrare sugli strumenti digitali.
Possiamo infatti tracciare il tempo offline con carta e penna e con i tracker che ho condiviso con te nel precedente articolo, oppure possiamo farlo da pc o telefono con strumenti digitali.
Per praticità dividiamo questi strumenti in 3 blocchi: le app di time tracking, i software per la gestione dei progetti e i semplici fogli di calcolo.
Partiamo dall’ultimo.
Un foglio di calcolo per tracciare il tempo
Se ami i fogli di calcolo e hai un Excel (o Google Sheets) per ogni cosa, puoi creare qui il tuo sistema di tracciamento del tempo. Puoi creare una tabella per tenere traccia dell’intera giornata oppure una tabella con la categoria da monitorare e inserire manualmente i tempi di inizio e di fine dell’attività. Questo metodo richiede più lavoro manuale, ma può essere utile se desideri un controllo totale sui tuoi dati.
Software di gestione del tempo
Molte piattaforme di gestione dei progetti, come Asana e ClickUp, offrono anche funzionalità di tracciamento del tempo integrate. Puoi utilizzare queste funzioni per registrare il tempo dedicato a ciascuna attività all’interno del tuo flusso di lavoro, visualizzerai così facilmente quanto tempo hai dedicato a determinati compiti.
App per tracciare il tempo
Esistono numerose app disponibili su dispositivi mobili e desktop progettate specificamente per il tracciamento del tempo. Alcune delle più popolari includono Toggl, Harvest, Clockify, Timely, RescueTime e molte altre. Queste app ti consentono di avviare e fermare il timer quando inizi e finisci un’attività, tenendo traccia del tempo trascorso su progetti specifici o compiti lavorativi.
Ne ho provate molte in quest’ultimo mese alla ricerca di una caratteristica speciale per una cliente. Sono davvero tutte valide e simili sia nelle funzioni base che negli upgrade a pagamento.
Quindi, anzichè passarle in rassegna tutte – rischierei di ripetermi – vorrei che sapessi cosa devi cercare in un app di time tracking che possa essere davvero utile a una professionista come te.
Quali caratteristiche deve avere un buona app di time tracking per le professioniste come te?
Ho identificato 4 caratteristiche irrinunciabili per le “mie” professioniste. Vediamole insieme.
- Il monitoraggio in tempo reale .
Una buona app di gestione del tempo deve poterti permettere un monitoraggio in tempo reale. Questo si traduce in un orologio che avvii all’inizio dell’attività e che puoi mettere in pausa o interrompere al termine. L’orologio può essere nell’app o in un pulsante nel browser, dipende dalla app. - La possibilità di modificare il tempo tracciato o aggiungere manualmente blocchi di tempo.
Devi poter correggere il tempo tracciato a posteriori perché, sicuramente, ti capiterà di lasciar accidentalmente il timer in funzione mentre rispondi al telefono. Inoltre devi poter aggiungere slot di tempo a posteriori nel caso in cui tu ti dimenticassi di avviare il timer. (capita a tutte, tranquilla!) - I report. Cosa te ne fai di tutti questi dati se non li puoi lavorare o visualizzare in base alle tue necessità? Una buona app deve avere dashboard e report che ti consentono di suddividere il tempo trascorso quotidianamente, settimanalmente o mensilmente per progetto, persona o cliente. Non solo li devi poter vedere ma li devi anche poter esportare n PDF, CSV o Fogli Google per poterli condividere con le persone coinvolte.
- Punti di accesso multipli. Sembrerà banale ma devi poter avviare il time dal device e nel modo per te più comodo: browser, app desktop o dal tuo dispositivo mobile.
Quale app scegliere per tracciare il tempo?
Personalmente trovo molto semplice e intuitiva Toggl, con quella non puoi sbagliare. Mentre molte app di monitoraggio del tempo richiedono di inserire cliente, progetto e attività prima di farti avviare il timer, con Toggl non è necessario: puoi infatti iniziare a tenere traccia immediatamente del tuo tempo e inserire i dettagli successivamente. Inoltre, tramite l’estensione del browser Chrome, un pulsante del timer Toggl viene visualizzato in quasi tutte le app Web così che hai sempre una sorta di promemoria per tenere traccia del tuo tempo.
Se vuoi approfondire anche altre app ti suggerisco di guardare questo video e di leggere questa comparazione.
E se non sai bene cosa tracciare, come leggere i dati ottenuti o come modificare le tue giornate perché non sei soddisfatta di quello che hai scoperto tracciando il tempo possiamo lavorarci insieme in un Organize Check.
Foto di Nick Morrison su Unsplash
