PERCHÈ, COME E QUANDO TRACCIARE IL TEMPO

 

Ogni volta che pronuncio la parola “time tracking”, nella testa di ogni professionista risuona una voce scettica che chiede, “Ma serve davvero?”
“Serve davvero anche a me che non fatturo in base al tempo che ci metto?”

Facciamo un passo indietro.
Conosco bene quella sensazione che si prova arrivate a sera, quando si guarda l’infinita to-do list e ci si sente demoralizzate perché si è fatto solo una minima parte di ciò che c’era su quella lista. Anche se la tua giornata è stata estenuante e hai trascorso la maggior parte del tempo lavorando su vari progetti, il progresso fatto è stato poco. Si accumulano ritardi, malcontento e un profondo senso di frustrazione ed ansia rispetto al tuo “domani”.

“Cosa sto sbagliando?” Ti sei chiesta più volte “Perché sono sempre indietro rispetto al mio programma?”

Ci possono essere molte ragioni, come la mancanza di una chiara pianificazione giornaliera, la scarsa consapevolezza del tempo necessario per ciascuna attività, l’ignoranza dei momenti di maggiore produttività, un’eccessiva mole di lavoro dovuta alla svalutazione economica delle proprie competenze e alla mancanza di stime accurate sui tempi necessari. E poi c’è la vita, imprevedibile (soprattutto se sei mamma), che combinata con tutti questi fattori diventa un’onda travolgente da cui emergere per tornare a respirare e a cavalcarla risulta un’impresa ardua.

Il primo passo per correggere questi errori è quello di tracciare il tempo. Questo metodo, noto come “time tracking”, è fondamentale per ottenere una maggiore consapevolezza e controllo sulle tue attività quotidiane. E sì, serve anche a te.

 

5 buoni motivi per iniziare il “time tracking”

1. Avrai maggiori probabilità di spuntare tutta la  To-Day-List e di sentirti WOW a fine giornata
   Sapendo quanto tempo ti chiederà ogni attività potrai stilare programmi giornalieri veritieri. L’unico modo per sapere quanto tempo approssimativamente ti richiede un’attività è quello di aver tracciato in precedenza attività simili.
2. Potrai stilare preventivi accurati o definire meglio il prezzo dei tuoi servizi
   Eviterai così di ritrovarti a dire “avrei dovuto chiedere di più con tutto il tempo che ci ho messo!”.
3. Potrai organizzare la tua giornata perché sia davvero produttiva
   Tenendo traccia del tempo ti accorgerai dei momenti di massima produttività e di quelli in cui la cosa più produttiva che puoi fare è prenderti una pausa.
4. Migliorerai la pianificazione a lungo termine
   Tracciare il tempo non solo ti aiuta a organizzare la tua giornata, ma ti fornisce anche dati preziosi per la pianificazione a lungo termine. Analizzando i dati raccolti, potrai identificare tendenze e modelli per pianificare in modo più accurato il tuo futuro. Ad esempio, potresti scoprire che certi progetti hanno sempre dei ritardi e richiedo perciò più tempo del previsto; oppure che a fine ciclo hai un calo drastico di produttività e tanto bisogno di dormire.
5. Sarai più consapevole e potrai correggere le inefficienze
   I dati reali sulle tue abitudini lavorative ti consentiranno di valutare in modo obiettivo le tue prestazioni e individuare eventuali aree di inefficienza o spreco di tempo. Potrai così apportare piccole ma significative modifiche.

 

Quale tempo tracciare? 

Tracciare il tempo può sembrare un’attività onerosa e dettagliata, ma non è necessario tracciare ogni singolo istante della tua giornata, a meno che tu non lo voglia. Adatta il time tracking alle tue esigenze e ai dati che vuoi monitorare, se il tuo perché è chiaro e forte vedrai che tracciare il tempo non sarà così impegnativo.

Traccia le 24h
Se desideri avere un overview completa della tua giornata traccia tutto il tuo tempo, dalle prime ore del mattino fino al momento in cui vai a dormire. Questo ti darà una visione dettagliata della tue abitudini e dell’assegnazione del tempo durante la giornata. Sono certa che scoprirai aspetti a cui non avevi mai prestato attenzione.

Traccia solo una parte della giornata
Se vuoi concentrare la tua attenzione su come spendi il tuo tempo al lavoro, puoi limitare il time tracking all’ufficio (o alla scrivania). Tuttavia, è importante considerare anche quei momenti “random” in cui controlli le email mentre sei in fila al supermercato o fai una call di lavoro durante la pausa pranzo, poiché anche questi devono rientrare nel conteggio finale.

Traccia per categoria di attività
Se quello che ti interessa è sapere quanto tempo dedichi ad una determinata attività allora puoi tracciare solo quei momenti.
Ad esempio potresti voler indagare il tempo dedicato ad un singolo progetto, il tempo per scrivere un articolo di un blog, il tempo che dedichi ogni giorno alle mail o quello che trascorri sui social.

 

Quando e per quanto tempo fare “time tracking”?

È importante dedicare al tracciamento del tempo un periodo sufficiente per ottenere dati significativi.
Questo vuol dire che se, ad esempio, vuoi capire come investi il tuo tempo durante la settimana lavorativa, potresti iniziare tracciando il tempo di lavoro tutti i giorni per una o due settimane. Questo ti permetterà di ottenere dati accurati e aggiornati sul tuo utilizzo del tempo e di apportare eventuali correzioni alla tua routine lavorativa.
Se invece vuoi scoprire di più sul tempo dedicato ad un’attività specifica, ad esempio la scrittura degli articoli per il blog, potresti misurare il tempo effettivo che impieghi per ogni articolo, tenerne traccia per un tot di articoli e poi fare una stima e le relative valutazioni.

 

Quindi hai due possibilità:

1. puoi tracciare le 24ore per una o due settimane: avrai un overview completa sull’uso che fai del tuo tempo. Quest’analisi sarà il punto di partenza per molte valutazioni in verticale, sull’andamento della tua giornata, in orizzontale, sull’andamento delle attività.
   PRO: ottieni tantissimi dati che potrai leggere per attività ma anche in relazione tra loro
   CONTRO: tracciare le 24ore richiede tempo e concentrazione
2. puoi tacciare le singole attività per periodo sufficiente per ottenere dati significativi: potrebbe trattarsi di una settimana, di un mese ma anche di un anno nel caso di attività sporadiche.
   PRO: tracciare una singola attività è meno oneroso e più gestibile
   CONTRO: avrai il dato isolato dal contesto

Come tracciare il tempo?

“OK Fede, mi hai convita. Ma come lo traccio il tempo?”

In realtà dobbiamo chiederci: come lo traccio e dove ne tengo traccia.

Ci sono alcuni strumenti digitali che ci permettono di fare contemporaneamente le due cose, ovvero di avviare e fermare il timer quando inizi e finisci un’attività, tenendo traccia del tempo trascorso su progetti specifici o compiti lavorativi. Parlo di app come Toggl, Harvest, Clockify, ma anche RescueTime. (dedicherò presto un articolo a queste app)

Se invece sei un’amante di carta e penna avrai bisogno un orologio ( o un timer) per “prendere il tempo” e di un foglio per registrarlo.
Per non farti bloccare dal foglio bianco ho preparato per te 3 tracker da stampare e compilare: due per tenere traccia delle giornate ed uno specifico per le attività. Li puoi scaricare qui. 

 

Foto di copertina di Jess Bailey Designs