APPUNTAMENTI DI GOOGLE CALENDAR VS CALENDLY

Appuntamenti di Google Calendar può sostituire il Calendly?

Google Calendar ha da poco introdotto una funzione per la pianificazione degli appuntamenti e molte clienti che già usano la suite Google per mail e calendario mi stanno chiedendo se ha senso abbandonare Calendly per gestire tutto in “casa” Google. 

Iniziamo con il fare chiarezza sul programma degli appuntamenti di Google prima di compararlo a Calendly. 

 

Programma degli appuntamenti di Google Calendar

Il programma degli appuntamenti è compreso nel piano Workspace Business Standard, piano che offre anche un dominio personalizzato ospitato da Google: in questo modo la mail di conferma per la prenotazione degli appuntamenti viene inviata dall’indirizzo aziendale (nel mio caso @federicacannata.it). Inoltre gli abbonati a Workspace hanno accesso a funzionalità premium, tra cui la possibilità di creare un numero illimitato di pagine di prenotazione, riscuotere pagamenti tramite Stripe, verificare le email delle persone che prenotano, inviare promemoria via email e controllare la disponibilità di più calendari.

Il piano Worspace Business Start offre il dominio ma non l’opzione “programma degli appuntamenti” è quindi necessario fare un upgrade per accedere alla funzione o usare l’account personale. 

La funzione “programma degli appuntamenti” è invece disponibile per chi usa la funzione gratuita di Google Calendar, ovvero per chi ha un account @gmail.com, con il limite della creazione di una sola pagina di prenotazione e la conferma della prenotazione inviata da un account personale. L’account non a pagamento inoltre offre meno funzioni in calendario e gestire gli appuntamenti dal calendario personale, oltre a sembrare poco professionale, potrebbe creare confusione nella gestione delle tue attività e dei tuoi appuntamenti lavorativi. 

Calendly offre un piano gratuito con più opzioni ma non include tutti gli extra offerti dal piano Google Workspace Business. 

 

Calendly Vs Google Calendar

Personalizzazione 

Calendly offre una maggiore personalizzazione per la creazione di pagine di prenotazione.
Nelle pagine di prenotazione di Calendly (come puoi vedere qui sotto) puoi aggiungere la tua immagine del profilo e il logo aziendale e creare un URL personalizzato.

 

 

La pagina di pianificazione degli appuntamenti di Google Calendar (esempio sotto) invece assomiglia molto a qualsiasi altro evento di Google Calendar: puoi aggiungere un titolo e una descrizione alla pagina di prenotazione ma niente di più. Non puoi aggiungere un logo, creare un URL personalizzato o impostare un’immagine del profilo specifica perché Google inserisce in automatico l’immagine collegata al tuo account.

Integrazioni 

Calendly integra nativamente alcune app di videoconferenza come Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Go to meeting; Appuntamenti di Google Calendar offre solo Google Meet (si possono trovare soluzioni per includere Zoom o altre app ma non sono immediate).

 

Visualizzazione

Google Calendar offre una visione olistica dell’intero programma.
Sebbene sia Google Calendar che Calendly ti consentono di sincronizzare più calendari, solo Google Calendar ti consente di visualizzare gli eventi programmati e la disponibilità rimanente in un unico calendario. Questa visione d’insieme è fondamentale quando devi pianificare e programmare le tue attività professionali e personali.
Definire, spostare o modificare le disponibilità del programma degli appuntamenti con Google Calendar è facilissimo e puoi usare la funzione drag&drop.

Con Calendly invece tutto viene gestito nella dashboard dell’app: devi quindi verificare le tue disponibilità sul calendario, uscire dal calendario, aprire la Dashboard di Calendly e impostarle lì. Poi Calendly aggiunge automaticamente gli eventi prenotati alla tua app di calendario (purché esso sia tra Google Calendar, Outlook Calendar o iCloud Calendar) e evita conflitti di programmazione, tuttavia manca la visione d’insieme dell’intera giornata o settimana, cosa che rende più difficile la programmazione.

 

Notifiche

Google Calendar e Calendly inviano automaticamente conferme via email agli invitati dopo la prenotazione. Entrambe le app consentono, nella versione a pagamento, di programmare promemoria aggiuntivi ad esempio, sempre più vicini all’orario dell’appuntamento. Tuttavia, mentre Google Calendar invia notifiche solo via mail e solamente nel tempo precedente all’appuntamento, Calendly, nella versione a pagamento, offre ulteriori opzioni, come l’invio di notifiche via SMS e la possibilità di automatizzare un completo flusso di lavoro con email e SMS prima e dopo la riunione, incluso l’invio di un follow-up.

 

 

Tabella: Programma appuntamenti Google Calendar VS Calendly 

Appuntamenti di Google Calendar o Calendly: quale scegliere? 

In conclusione possiamo affermare che Calendly, in quanto software specifico per la prenotazione degli appuntamenti, offre funzionalità avanzate e opzioni di personalizzazione maggiori rispetto al programma degli appuntamenti di Google Calendar.
Il Programma degli appuntamenti di Google Calendar è più essenziale rispetto a Calendly, nonostante ciò mantiene la promessa, ovvero, consente di impostare più programmi degli appuntamenti per gli utenti Workspace Standard. Inoltre, integrandosi perfettamente nell’ecosistema Google, dialoga con tutte le altre app della suite permettendo, ad esempio una volta prenotata l’appuntamento, di creare un documento Google per acquisire le note della riunione direttamente dall’invito del calendario.

 

Quindi, a mio avviso, il programma degli appuntamenti di Google Calendar può sostituire Calendly e per le “mie” libere professioniste è preferibile concentrarsi su una visione d’insieme nel calendario piuttosto che su una vasta gamma di opzioni di personalizzazione che potrebbero non essere così cruciali per i loro appuntamenti.

 

E per te, cosa ha più importanza? Possiamo lavorarci insieme impostando il tuo flusso di lavoro e i tuoi programmi degli appuntamenti con una Organize Check, una consulenza da 90 minuti. Ca va sans dire, puoi prenotare e pagare la tua Organize Check direttamente dalla pagina di prenotazione creata con il programma degli appuntamenti di Google Calendar.

 

E Google One? 

Google ha piani per ogni necessità e compararli non è sempre facilissimo.
La differenza sostanziale è che Google One è pensato per gli individui e quindi punta sullo spazio di archiviazione e su strumenti per modificare le foto; Google Workspace è pensato per il business e quindi offre app, servizi e sicurezze per le medie e piccole (anche piccolissime) imprese.
In ogni settore, One e Workspace, Google offre più piani. Ho confrontato nella tabella sottostante i piani più “economici” con opzioni simili, soprattutto per le pagine di programmazione degli appuntamenti. 

Google One Premium Vs Google Workspace Standard

Non esiste un piano migliore in assoluto: esiste il piano migliore per le tue esigenze!

 

Foto in copertina di Nikita Vantorin su Unsplash